Prosedur Kerja
Minggu, 12 Oktober 2014 - Diposting oleh Julio Adam Pratama di 21.49
1. Menginput Data
Untuk menginput data, pengguna harus memasukkan nomor surat terlebih dahulu di editbox No Surat. Sistem penomoran surat yang digunakan di Stasiun Meteorologi Syamsudin Noor Banjarmasin adalah sebagai berikut:
No Surat : AA.BBB/CCC/SNB/MMM/YYYY
Setelah menginputkan nomor surat, maka program akan secara otomatis menampilkan ID, Jenis Surat, Keterangan, Pengirim dan Tanggal. Penginputan dilanjutkan dengan menginputkan Penerima, Alamat Penerima, Tanggal (Opsional), Perihal dan Link File dari scan halaman depan surat yang akan diarsipkan. Untuk mencari file yang akan di-scan, tekan tombol “…” yang ada di sisi kanan Link File. Setelah gambar ditemukan, tekan tombol “Upload” dan “Simpan Data” untuk menyimpan data.
2. Mengedit Data
Untuk mengedit data, pengguna hanya perlu memasukkan ID Surat di editbox “Buka Arsip Cepat” yang ada di sisi kanan atas. ID merupakan kombinasi antara 2 huruf kode jenis dan 3 angka no urut surat.
Selain menggunakan metode Buka Arsip Cepat, pengguna juga bisa memasukkan No. Surat di editbox “No. Surat” sebagaimana menginputkan data seperti biasa. Jika program mendeteksi adanya kesamaan ID, maka program akan secara otomatis menampilkan data yang sudah ada.
3. Menghapus Data
Untuk menghapus data, pengguna dapat melihat susunan data pada database yang ditampilkan di bagian bawah program. Jika tidak ada database yang ditampilkan, maka centang “Tampilkan Database” terlebih dahulu. Untuk menghapus, pengguna hanya perlu mengklik record yang ingin dihapus, kemudian tekan “-“ pada bar navigasi.
4. Mencetak Data
Untuk mencetak data, pengguna cukup tekan tombol “Print Laporan” pada bagian kanan bawah program. Jika tidak ada tombol yang ditampilkan, maka centang “Tampilkan Database” terlebih dahulu.
Pilih “Printer” untuk langsung mencetak, pilih “Preview” untuk menampilkan output terlebih dahulu dan pilih “File” jika menginginkan output dalam bentuk file. Untuk mencetak data dalam jangka waktu tertentu, pengguna hanya perlu mengatur tanggal awal dan tanggal akhir yang ada pada database dan cetak seperti biasa. Sedangkan untuk mencetak data dalam jenis tertentu, pengguna hanya perlu memilih jenis surat yang ingin di cetak pada combobox yang ada pada database.
